WebCon Business Process Suite 5.0

Zastosowania:

• Scenariusz użycia
• Korzyści biznesowe

Opis rozwiązania:

• Interfejs użytkownika
• Silnik workflow
• Raportowanie i monitoring procesów
• Integracja z zewnętrznymi systemami
• Kody kreskowe
• Skanery dokumentów i OCR
• Bezpieczeństwo

WebCon Business Process Suite to kompleksowe rozwiązanie dające naszym Klientom możliwość ciągłego optymalizowania procesów biznesowych swoich firm, automatyzacji obiegów dokumentów oraz integracji systemów informatycznych. 

Najczęstszym zastosowaniem systemu jest realizacja obiegów dokumentów, w ramach których system obsługuje etapy takie jak:

• rejestracja dokumentu, 
• nadanie kodu kreskowego i automatyczne skanowanie dokumentu,
• OCR, czyli rozpoznawanie tekstu w załącznikach,
• weryfikacja dokumentu, 
• opis analityczny i dekretacja księgowa dokumentu,
• wielopoziomowa akceptacja,
• archiwizacja dokumentu wraz z załącznikami.

Bardzo częstym kolejnym krokiem implementacji systemu u naszych Klientów jest automatyzacja bardziej skomplikowanych procesów biznesowych, takich jak, na przykład:

• ustalanie limitów kredytowych w oparciu o analizę behawioralną płatników, 
• automatyczne wyznaczanie minimalnych i optymalnych stanów magazynowych dla grup towarowych (co w gruncie rzeczy bardzo często okazuje się być skomplikowanym procesem wymagającym interakcji i decyzji wielu menedżerów firmy). 

WebCon Business Process Suite jest również często wykorzystywany celem wsparcia integracji systemów informatycznych, np. systemu MWS czy e-Commerce z systemem ERP.

OPIS ROZWIĄZANIA

Dowiedz się więcej o wdrożeniach systemu u naszych Klientów:

   
Rys. Interfejs użytkownika końcowego platformy obiegu dokumentów.

SILNIK WORKFLOW
Sercem platformy WebCon Business Process Suite jest autorski silnik workflow odpowiedzialny za poprawną i wydajną obsługę zdarzeń i interakcji. Wykorzystuje on dedykowany serwer bazodanowy Microsoft® SQL Server®, w niezależnych bazach danych przechowując dane dokumentów i statusu przebiegu procesów, oraz załączniki (najczęściej w postaci skanów fizycznych dokumentów). W potwierdzonej wdrożeniami praktyce, architektura systemu pozwala sprawnie obsłużyć tysiące użytkowników końcowych i miliony dokumentów.

Silnik workflow WebCon Business Process Suite dostarcza sprawdzone mechanizmy zarządzania zmianą oraz dostępny dla działów IT naszych klientów graficzny interfejs projektowania procesów. Dzięki temu nasi klienci mogą we własnym zakresie doskonalić procesy biznesowe swoich firm i modelować obsługę kolejnych obiegów dokumentów. System sprawnie obsługuje delegację zadań oraz zastępstwa czasowe, dbając o odpowiednie przekierowanie zadań w przypadku nieobecności pracowników. Dostępne tryby realizacji zadań obejmują m.in. akceptację przez pojedynczego przedstawiciela grupy, lub wymuszenie akceptacji przez wszystkich jej członków.

WebCon Business Process Suite zapewnia obsługę wielu języków interfejsu użytkownika końcowego oraz obsługę Grup Kapitałowych i innych organizacji skupiających w mniejszym lub większym stopniu niezależnie funkcjonujące podmioty gospodarcze.

Rys. Modelowanie procesu biznesowego w WebCon Business Process Suite.

RAPORTOWANIE I MONITORING PROCESÓW
Automatyzacja procesów biznesowych bez możliwości prowadzenia monitoringu i analizy ich wydajności mija się z celem. WebCon Business Process Suite umożliwia stałe zwiększanie wydajności przedsiębiorstwa dzięki pełnej dostępności informacji o efektywności procesów i obiegów. Wszystkie dane dotyczące realizowanych w systemie procesów są zapisywane w strukturze tabel bazy danych Microsoft® SQL Server® i są one łatwo dostępne do późniejszej analizy w dowolnych aplikacjach analitycznych. Dostępny jako opcja obszar analityczny wykonany w technologii OLAP – WebCon Advanced Analytics Framework – pozwala użytkownikom biznesowym jeszcze łatwiej monitorować efektywność prowadzonych działań prosto z poziomu portalu Microsoft® SharePoint® lub arkusza Microsoft® Office Excel®. 

INTEGRACJA Z ZEWNĘTRZNYMI SYSTEMAMI
Możliwość dwukierunkowej integracji z systemami klienta oraz Active Directory, a także dostępność interfejsu programistycznego oraz pełnej dokumentacji bazy danych systemu gwarantują pełną otwartość i elastyczność platformy. Integracja z systemami trzecimi możliwa jest zarówno na poziomie słowników wykorzystywanych przez procesy biznesowe (np. lista klientów jest pobierana w trybie on-line (lub off-line) z systemów ERP i CRM), jak i na poziomie wpisywania dokumentów z systemu BPM do systemu ERP (np. dokument faktury kosztowej po zakońćzeniu procesu dekretacji i akceptacji zostaje automatycznie wpisany do systemu ERP).

Celem osiągnięcia rozbudowanych możliwości w zakresie integracji z systemami trzecimi, WebCon Business Process Suite umożliwia zarówno integrację bazodanową (z natywną obsługą źródeł Microsoft SQL Server oraz Oracle) jak i na poziomie interfejsu programistycznego. Dzięki funkcjom udostępnianym przez system w postaci WebService, możliwe jest także sterowanie obiegiem z zewnętrznych systemów np. inicjacja lub przejście do następnego kroku może być inicjowane poprzez wysyłkę wiadomości SMS.

Dysponujemy konektorami lub/i doświadczeniem w integracji z następującymi systemami:

• Comarch CDN XL
• IFS
• Navision
• SAP
• AWEK

KODY KRESKOWE
Każdy dokument w systemie posiada unikalną sygnaturę, która może być nanoszona na dokument papierowy w formie naklejki z kodem kreskowym. Oznaczony w ten sposób dokument może być łatwo odnaleziony w systemie za pomocą czytnika kodów kreskowych. Kod kreskowy jest również wykorzystywany do parowania skanów fizycznych dokumentów z ich elektronicznymi odpowiednikami. WenCon Business Process Suite, poprzez opcjonalny moduł WebCon Barcode Framework, wykorzystuje zarówno kody kreskowe jedno- jak i dwuwymiarowe.

Rys. Potwierdzenie wykonania operacji oraz nadanie kodu kreskowego.

SKANERY DOKUMENTÓW I OCR 
Wykorzystanie dedykowanych skanerów pozwala znacząco przyspieszyć proces wprowadzania dokumentów do systemu. Skany mogą być dołączane ręcznie bezpośrednio z poziomu Microsoft SharePoint, na etapie rejestracji dokumentu, lub automatycznie w formie zadania systemowego. System może wykorzystywać standardowe skanery płaskie oraz urządzenia wielofunkcyjne. Zastosowanie rozwiązań dedykowanych pozwala znacząco poprawić jakość skanów (co ma szczególne znaczenie w przypadku stosowania OCR) i jednocześnie podnieść szybkość  Dostępny opcjonalnie mechanizm OCR (optycznego rozpoznawania znaków) – WebCon OCR Framework – pozwala na późniejsze przeszukiwanie treści dołączonych dokumentów. Ma to szczególne znaczenie w przypadku wyszukiwania i obsługi, na przykład, korespondencji przychodzącej czy obiegów umów prawnych.

BEZPIECZEŃSTWO
WebCon Business Process Suite zapewnia bezpieczeństwo procesowanych danych. Autoryzacja jest prowadzona na poziomie użytkowników (single-sign-on w oparciu o Active Directory), uprawnienia mogą być nadawane na poziomie grup użytkowników. Dodatkowo system zapewnia pełne logowanie wszelkich prowadzonych w nim działań - tworzenia elementów, ich modyfikacji czy usunięcia.

 SCENARIUSZ UŻYCIA

WebCon Business Process Suite 5.0 pozwala na modelowanie dowolnych procesów i obiegów dokumentów w firmie, np. obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obieg delegacji, obieg faktury kosztowej, obieg reklamacji itp.
 
System pozwala na skanowanie dokumentów papierowych bezpośrednio do środowiska Microsoft® SharePoint®. Dokumenty po opisaniu i oznaczeniu kodem kreskowym są skanowane do systemu, gdzie rozpoczynają swój obieg. Platforma wykorzystuje podsystem OCR, dzięki któremu automatycznie potrafi połączyć zeskanowany dokument (oznaczony kodem kreskowym) z jego elektroniczną reprezentacją. Wybór konkretnej ścieżki przejścia dla dokumentu może zostać dokonany na podstawie typu dokumentu, miejsca skanowania, rodzaju przesyłki itp.
 
Każdy krok, w jakim może się znaleźć dany typ dokumentu, ma nie tylko określone ścieżki przejścia, ale także maksymalny czas oczekiwania na akcję użytkownika, co zapobiega sytuacji przetrzymywania dokumentów przez daną osobę dłużej niż ściśle określony czas.
 
Użytkownik systemu, wchodząc na własną, spersonalizowaną stronę systemu obiegu dokumentów, widzi dokumenty, które do niego trafiły. Może przejrzeć historię każdego z nich, dowiedzieć się, kto jest jego autorem, kto wprowadził poprawki, a kto dokument zaakceptował bądź odrzucił. System może automatycznie powiadamiać użytkownika o nadejściu nowego dokumentu za pomocą odpowiednio skonfigurowanego e-maila, czy (po integracji z odpowiednią bramką) za pomocą wiadmości SMS.

Przykładowe scenariusze użycia, w tym opisy obiegów dokumentów opartych o platformę WebCon Business Process Suite, znaleźć można tutaj:

• Obsługa sekretariatu, korespondencja przychodząca i wychodząca - DEMO!,
• Obieg faktury kosztowej,
• Obsluga zamówień i zapotrzebowań wewnętrznych,
• Help Desk, obsługa zgłoszeń serwisowych,
• Obsługa delegacji krajowych i zagranicznych,
• Wnioski urlopowe i inne wnioski kadrowe,
• Proces reklamacji B2C i B2B,
• Automatyczne ustalanie limitów kredytowych.

KORZYŚCI BIZNESOWE

 Dla firmy:

• System pomaga egzekwować procedury i instrukcje obowiązujące w firmie, 
• Szybki obieg informacji w firmie – także między różnymi oddziałami,
• Oszczędność papieru i materiałów eksploatacyjnych (ograniczenie dokumentacji papierowej),
• Ograniczenie ilości zagubionych dokumentów,
• Kontrola nad czasem przebywania dokumentu w danym miejscu,
• Możliwość grupowania i wyszukiwania dokumentów,
• Dostęp do dokumentów on-line z dowolnego miejsca w firmie,
• Kontrola dostępu do poszczególnych dokumentów,
• Uzyskiwanie potwierdzenia o zapoznaniu się z dokumentem,
• Wgląd w historię obiegu poszczególnego dokumentu.

Dla księgowości:

• Faktury w formie papierowej trafiają wprost do księgowości,
• Zmniejsza się ryzyko zagubienia faktury,
• Każdy dokument jest jednoznacznie identyfikowalny na podstawie m.in. kodu kreskowego. Każdy dokument posiada pełny opis w systemie Workflow,
• Automatyczny proces księgowania do systemu ERP z poziomu Workflow,
• Zbudowane z pomocą Microsoft® Reporting Services raporty kontrolne dostępne dla pracowników księgowości, np. informacje o fakturach zarejestrowanych w firmie, fakturach w trakcie procesu obiegu wraz z informacją o ilości dni jaką przebywają w firmie i kto je przetrzymuje.

Dla kierowników działu:

• Uporządkowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej dla działu,
• Dostęp do elementów przez przeglądarkę WWW,
• Automatyczne powiadomienia o nowej korespondencji / nowych fakturach itp.,
• Opis faktur kosztowych w formie elektronicznej,
• Dostęp do wszystkich faktur kosztowych swojego działu
• kontrola wydatków,
• bieżąca informacja o procesie księgowania czy realizacji płatności,
• Zestawienie wydatków działu na tle zaplanowanego budżetu,
• Proste odszukanie korespondencji z danym klientem.

Dla obsługi sekretariatu:

• Bardzo prosta rejestracja korespondencji,
• Automatyczna dystrybucja powiadomień o nowych elementach,
• Automatyczne podpowiadanie:
• Kierowników działów,
• Ścieżki przejścia po typie dokumentu,
• Poziomów dostępu do elementów,
• Automatyczne rozpoznawanie skanowanych dokumentów i podpinanie pod wprowadzone elementy.