Wdrożenie

Metodyka wdrożeń rozwiązań workflow, DMS oraz BPM na platformie Microsoft SharePoint, którą wypracowaliśmy w WEBCON, zakłada iteracyjne podejście do realizowanego wdrożenia.

W ramach poszczególnych etapów (iteracji) implementacji realizowane są prace zmierzające do uruchomienia obsługi poszczególnych, objętych wdrożeniem procesów biznesowych (obiegów). Rozpoczęcie prac wdrożeniowych kolejnych iteracji poprzedzone jest Wstępną Analizą Wymagań obejmującą całość zakresu projektu oraz prawdopodobne kierunki rozwoju systemu w przyszłości.

Celem tego etapu jest stworzenie globalnego harmonogramu wdrożenia oraz projektu ogólnego rozwiązania (w szczególności określenia części wspólnych dla kolejnych iteracji oraz punktów styku obiegów).

Jako iteracje rozumie się następujące etapy wdrożenia:

• ETAP I – instalacja systemu, obsługa sekretariatu i obiegu faktury kosztowej,
• ETAP II – wdrożenie obsługi pozostałych obiegów.
  

Poniżej przedstawiony został schemat ogólny właściwy dla każdej z iteracji wdrożenia:

Rys. Etapy wdrożenia systemu WEBCON BPS.

Wyjaśnienie oznaczeń:

• RAN (Raport z Analizy)– dokument Raportu z Analizy będący efektem szczegółowej analizy procesu biznesowego.
• PSS (Projekt Szczegółowy Systemu) – dokument Projektu Szczegółowego Systemu będący opisem sposobu realizacji wymagań określonych w RAN w trakcie implementacji systemu. Etap jest często połączony z etapem poprzedzającym.
• Budowa – etap obejmujący implementację procesu na środowisku developerskim Dostawcy (lub Klienta). Kończy się przeniesieniem systemu do środowiska testowego Klienta i przekazaniem systemu do testów PAT.
• PAT (Production Acceptance Tests) – etap realizowany po stronie Klienta przy wsparciu Dostawcy. Ma na celu testowanie systemu w warunkach testowych w zgodzie z opracowanymi przez Klienta scenariuszami testowymi. W ramach etapu zgłoszone błędy i zmiany w funkcjonowaniu oddanego do testów systemu realizowane są na bieżąco przy z uwzględnieniem ustaleń etapu z analizy i projektu.
• Wdrożenie – etap obejmuje przeniesienie systemu do środowiska produkcyjnego Klienta oraz szkolenie użytkowników końcowych systemu. Etap kończy się przekazaniem systemu do testów UAT.
• UAT (User Acceptance Tests)– etap realizowany przez Klienta przy współpracy z Dostawcą. Ma na celu testowanie systemu w warunkach produkcyjnych. W ramach tego etapu zgłoszone błędy i zmiany w funkcjonowaniu oddanego do testów systemu realizowane są na bieżąco z uwzględnieniem ustaleń z etapu analizy i projektu.
• Dokumentacja – etap obejmujący przygotowanie dokumentacji powykonawczej projektu.

Poszczególne etapy budowy i wdrożenia są realizowane w sposób mocno zbliżony do tzw. metodologii zwinnych (agile), gdzie kolejne przybliżenia (formularzy, obiegów) są regularnie realizowane i przekazywane Klientowi do opiniowania.

Doświadczenie WEBCON wskazuje, że jest to najbardziej efektywny sposób realizacji projektów workflow/obiegów dokumentów. Głównie ze względu na możliwość szybkiej implementacji zmian wnioskowanych przez Klienta i przekazania poprawionego produktu do ponownej weryfikacji. Podejście takie jest możliwe dzięki wykorzystaniu WEBCON Business Process Suite jako narzędzia modelowania procesów.

Komunikacja w projekcie

W toku projektu utrzymywana jest bezpośrednia komunikacja pomiędzy Kierownikiem Projektu i Kierownikiem Wdrożenia. Jednocześnie, zgodnie z harmonogramem określonym w Umowie między stronami, odbywają się spotkania tzw. Komitetu Sterującego, w trakcie których prezentowany jest aktualny status prac nad daną iteracją projektu. W spotkaniach Komitetu Sterującego biorą udział osoby wyznaczone przez Dostawcę oraz osoby pełniące rolę (lub posiadające pełnomocnictwo) sponsora biznesowego projektu w organizacji Klienta.

Rolą spotkań Komitetu Sterującego jest bieżące informowanie o postępie prac oraz o wszelkich opóźnieniach, niezależnie od ich źródła i powodu, tak aby możliwe było bieżące zarządzanie terminami wynikającymi z harmonogramu projektu.