Obieg delegacji
Wdrożenie WEBCON BPS na platformie Microsoft SharePoint pozwala wesprzeć proces rejestracji i rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych.
Obsługa procesu rejestracji i rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych w formie elektronicznej najczęściej oznacza realizację następujących kroków:
- rejestracja delegacji przez osobę delegowaną, lub bezpośredniego przełożonego,
- wprowadzenie dekretacji delegacji (przypisania do MPK, prowadzonego projektu, kontrahenta, etc.),
- akceptacja wniosku przez bezpośredniego przełożonego,
- notyfikacja kasy o przyznanej zaliczce (w szczególności w przypadku zaliczek w walucie),
- zwrotna notyfikacja osoby delegowanej o możliwym terminie pobrania zaliczki,
- wprowadzenie specyfikacji przejazdów i pozostałych wydatków,
- fizyczne rozliczenie delegacji oraz skanowanie dowodów księgowych,
- rejestracja kosztów delegacji w systemie finansowo księgowym.
Dla każdego etapu dostępny jest przejrzysty formularz pozwalający łatwo wprowadzić wszelkie wymagane na danym etapie informacje. Możliwość załączania skanów dokumentów bezpośrednio z poziomu portalu obiegu dokumentów pozwala w prosty sposób archiwizować dowody księgowe potrzebne w celu poprawnego rozliczenia delegacji. Opcjonalna integracja z systemem księgowym pozwala nie tylko pobrać słowniki (np. listę MPK-ów, analitykę kont księgowych, kontrahentów, etc.) ale też - po rozliczeniu delegacji - wprowadzić odpowiednie polecenia księgowania do systemu oraz dokumenty kasowe.
Przykłady pozostałych wniosków kadrowych, jakich obsługa jest modelowana przez naszych Klientów z wykorzystaniem WEBCON Business Process Suite:
- rejestracja i akceptacja wniosków urlopowych,
- rejestracja i proces akceptacji wniosku o podwyżkę, zmianę stanowiska pracy, zmianę formy zatrudnienia,
- procesowanie zatrudnienia nowych pracowników wraz z organizacją miejsca pracy,
- proces zwolnienia pracownika wraz z obsługą karty obiegowej,
- rozliczanie samochodów służbowych,
Praktyka automatyzacji wniosków kadrowych zaobserwowana u naszych Klientów, pokazuje, że procesy tego typu są najczęściej obsługiwane przez firmy we własnym zakresie, w oparciu o narzędzia dostępne w platformie WEBCON Business Process Suite.
Szczególnie istotne cechy WEBCON Business Process Suite
Szczególnie istotnymi cechami platformy WEBCON Business Process Suite, z punktu widzenia obsługi delegacji są:
- Możliwość zamodelowania dowolnej liczby wniosków kadrowych we własnym zakresie - bez ponoszenia dodatkowych inwestycji w usługi zewnętrzne.
- Skuteczne zarządzanie zmianą, w tym sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań.
- Możliwość modyfikacji istniejącego obiegu w przypadku zmiany procedur biznesowych - w tym modyfikacji przez dział IT po stronie klienta.
- Pełny monitoring rejestrowanych i procesowanych zapotrzebowań, wraz z historią akceptacji i wprowadzanych zmian.
- Raportowanie przebiegu procesów, w tym identyfikacja wąskich gardeł (kroków i osób wstrzymujących proces akceptacji).
- Integracja z systemami kadrowymi przedsiębiorstwa oraz Microsoft Exchange.
- Obsługa dużych wolumenów danych i dużej ilości użytkowników systemu.
