Obieg zapotrzebowań

Wdrożenie elektronicznego obiegu zapotrzebowań w WEBCON BPS dla platformy Microsoft SharePoint pozwala znacząco usprawnić proces i lepiej kontrolować wydatki.

Proces obsługi zapotrzebowań jest jednym z najczęściej przez naszych Klientów automatyzowanych procesów wewnętrznych. Wiele jest argumentów za tym, by to właśnie obsługa zapotrzebowań była obsługiwana przez system w pierwszej kolejności. Co przemawia za takim wyborem?

Po pierwsze obsługa zapotrzebowań jest jednym z tych procesów, które w istotny sposób, choć z mniejszą lub większą częstotliwością, dotykają praktycznie każdego z pracowników przedsiębiorstwa. Usprawnienie takiego procesu oznacza więc w naturalnej konsekwencji odczuwalne podniesienie jakości obsługi pracownika, a także, co niekiedy nawet ważniejsze z punktu widzenia przedsiębiorstwa, obniżenia czasu pracy poświęcanego przez pracowników na czynności administracyjne.

Po drugie, prawidłowe wdrożenie systemu obiegu zamówień przynosi wyraźne korzyści finansowe w postaci lepszej kontroli nad wydatkami przedsiębiorstwa, oraz polepszenia jakości dekretacji zamawianych towarów. Niejednokrotnie problematyczny opis faktury kosztowej w momencie jej odbioru od dostawcy, zostaje niejako automatycznie rozwiązany, poprzez narzucenie konieczności prawidłowego opisu już na etapie tworzenia zapotrzebowania.

Po trzecie, wyeliminowanie fizycznych dokumentów papierowych z procesu zapotrzebowań, to nie tylko oszczędność papieru i pozostałych kosztów druku, ale też czasu potrzebnego na fizyczne zgromadzenie podpisów. Co więcej, dzięki interfejsowi WWW oraz wykorzystaniu specjalnie konstruowanych maili dostępnych także z poziomu urządzeń mobilnych, nieobecność decydenta w miejscu pracy niekoniecznie musi opóźniać proces akceptacji.

Po czwarte wreszcie, dzięki mechanizmom kontroli czasów realizacji zapotrzebowań wewnętrznych, możliwe jest bieżące monitorowanie jakości procesu i konsekwentne eliminowanie wąskich gardeł procesu. Ma to szczególne znaczenie, gdy zamawiany towar jest powiązany z usługami, które mają być dostarczone Klientowi zewnętrznemu, a których termin realizacji jest ściśle określony.

Najczęstszym schematem obiegu zapotrzebowań jest:

• wprowadzenie zapotrzebowania przez użytkownika końcowego,
• akceptacja zapotrzebowania przez bezpośredniego przełożonego,
• akceptacja zapotrzebowania przez dział administracyjny, prokurenta lub zarząd firmy, w zależności od uprawnień powiązanych z kwotą graniczną,
• przekazanie zapotrzebowania do działu zakupów, lub innego działu wewnętrznego, lub bezpośrednio do dostawcy - w zależności od kategorii zakupu,
• monitoring realizacji zapotrzebowania, wraz z automatycznym przypomnieniem osobie przypisanej lub / i automatyczną wysyłką maila do dostawcy z prośbą o sprawdzenie statusu realizacji zamówienia
• przekazanie przedmiotu zapotrzebowania osobie zamawiającej, potwierdzone odpowiednim protokołem odbioru (jeśli dotyczy) - protokół jest automatycznie drukowany z systemu, a następnie po jego podpisaniu, skanowany i załączany do zrealizowanego wniosku zapotrzebowania.

Powyższy schemat może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia i utrzymania systemu.

Szczególnie istotne cechy WEBCON Business Process Suite

Szczególnie istotnymi cechami platformy WEBCON Business Process Suite, z punktu widzenia realizacji obiegu zamówień wewnętrznych (zapotrzebowań) są:

• Możliwość zamodelowania dowolnego obiegu akceptacji zapotrzebowania, w tym również wielopoziomowego obiegu warunkowego, uwzględniającego parametry zapotrzebowania (np. kwoty graniczne, kategorie zapotrzebowania, etc.) lub właściwości rejestrującego zapotrzebowanie.
• Skuteczne zarządzanie zmianą, w tym sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań.
• Możliwość modyfikacji istniejącego obiegu w przypadku zmiany procedur biznesowych - w tym modyfikacji przez dział IT po stronie klienta.
• Pełny monitoring rejestrowanych i procesowanych zapotrzebowań, wraz z historią akceptacji i wprowadzanych zmian.
• Raportowanie przebiegu procesów, w tym identyfikacja wąskich gardeł (kroków i osób wstrzymujących proces akceptacji).
• Integracja z systemami informatycznymi firmy zarówno w celu wykorzystania słowników (np. słownik dostawców zewnętrznych z systemu ERP), jak i zapisu np. zaakceptowanego zamówienia do dostawcy w systemie ERP.
• Obsługa dużych wolumenów danych i dużej ilości pracowników.