Strona wykorzystuje
pliki cookies

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

OBIEG
FAKTUR KOSZTOWYCH

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur kosztowych w WEBCON BPS dla platformy SharePoint pozwala
obniżyć koszty przedsiębiorstwa, usprawnić kontrolę wydatków i podnieść jakość dekretacji

NAJWAŻNIEJSZE KORZYŚCI BIZNESOWE

Odpowiednio wdrożony system obiegu dokumentów pozwala na właściwą rejestrację i procesowanie każdego typu faktur zakupowych: kosztowych, materiałowych oraz odpowiednich korekt wartościowych i ilościowych.

Najczęstszym schematem obiegu faktury kosztowej w oparciu o WEBCON Business Process Suite jest:
  • rejestracja przychodzącego dokumentu faktury kosztowej, wraz ze skanem dokumentu,
  • wybór właściciela dokumentu wewnątrz firmy,
  • weryfikacja faktury kosztowej - automatyczna lub manualna - pod kątem zasadności wystawienia i - jeśli to możliwe - powiązanie z dokumentem zapotrzebowania / zamówienia,
  • akceptacja faktury zgodnie z drabinką akceptacji (z uwzględnieniem kwot granicznych akceptacji),
  • dekretacja finansowo-księgowa faktury (zgodnie z analityką planu kont),
  • dekretacja controllingowa faktury (w oparciu o wymiary analityczne),
  • kontrola rachunkowa i wprowadzenie dokumentu do systemu FK.

Powyższy schemat może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia i utrzymania systemu - także w przypadku wprowadzania zmian w procedurach obiegu.

NAJWAŻNIEJSZE KORZYŚCI BIZNESOWE
Najważniejsze korzyści biznesowe związane z wdrożeniem elektronicznego obiegu faktury zakupowej w oparciu o WEBCON Business Process Suite wynikają z:
  • redukcji ilości czasu poświęcanego na obsługę faktur zakupowych 'per capita' pracownika firmy,
  • usprawnienia rejestracji dokumentów oraz ich logistyki wewnątrz firmy - dokumenty są przekazywane do weryfikacji, akceptacji i dekretacji w formie elektronicznej, a fizyczny ruch dokumentu jest eliminowany,
  • stałego monitoringu terminowości realizacji poszczególnych kroków obiegu, w tym automatycznego przypominania lub eskalacji (przekierowania wykonania zadań do przełożonego) w przypadku przekroczenia założonych terminów,
  • egzekwowania przez system procedur akceptacji kosztów, w tym realizacja scenariusza warunkowej akceptacji (np. akceptacja zarządu wymagana tylko w przypadku przekroczenia kwoty granicznej lub przekroczenia budżetu przypadającego na jednostkę organizacyjną (MPK) w danym okresie),
  • egzekwowania przez system procedur dekretacji dokumentów - brak dekretacji w oparciu o stosowane w firmie, dostępne dla użytkownika wymiary, uniemożliwia dalsze procesowanie dokumentu,
  • jednoznacznego przypisania odpowiedzialności w poszczególnych krokach obiegu oraz pełnej transparentności procesu akceptacji i dekretacji,
  • możliwości analizy wydajności procesu, poszczególnych jego kroków oraz osób w nim uczestniczących, co daje możliwość eliminowania wąskich gardeł, a co za tym idzie usprawnienia efektywności procesu.


INTEGRACJA Z SYSTEMAMI TRANSAKCYJNYMI FIRMY



Właściwa integracja z systemami transakcyjnymi firmy pozwala oprzeć procesy rejestracji i dekretacji faktur o słowniki wykorzystywane w tych systemach. Dzięki temu osoba dokonująca rejestracji dokumentu, automatycznie łączy go z kontrahentem z bazy systemu ERP (lub CRM), a osoba opisująca dokument wymiarami analitycznymi wykorzystuje słownik MPK-ów, czy Rodzajów Działalności tożsamy ze słownikiem systemu FK.

Końcowym krokiem obiegu faktury zakupowej jest wpisanie dokumentu do systemu ERP lub FK. WEBCON Business Process Suite oferuje integrację w kierunku systemu transakcyjnego na poziomie interfejsu programistycznego (API) udostępnionego przez system np. w formie webservice.

AUTOMATYCZNA REJESTRACJA FAKTUR

Doświadczenia WEBCON, oraz naszych Klientów, poparte przeprowadzonymi badaniami efektywności rejestracji dokumentów, wskazują, że w zdecydowanej większości sytuacji, najbardziej efektywnym sposobem jest ręczna rejestracja dokumentów w oparciu o fizyczną 'kartkę papieru'. Dopiero w kolejnym kroku, dokument papierowy jest skanowany, łączony ze swoją elektroniczną reprezentacją i udostępniany do podglądu w kolejnych krokach obiegu faktury kosztowej.



W specyficznych okolicznościach, może się jednak okazać, że poddanie dokumentu skanowaniu w pierwszej kolejności, a następnie - na bazie OCR - automatyczne uzupełnienie pól formularza rejestracyjnego, może okazać się tańszym i szybszym rozwiązaniem. Dzieje się tak gdy:
  • Bardzo duża ilość dokumentów jest rejestrowana np. na koniec miesiąca, podczas gdy przez pozostałą część miesiąca rejestrowane są jedynie znikome ich ilości (w tym przypadku zatrudnienie odpowiedniej ilości osób rejestrujących, by mogły sprawnie obsłużyć 'peak' końca miesiąca będzie nieopłacalne, ponieważ przez pozostałą jego część nie będzie dla nich zadania) - dobrym przykładem jest specyfika biur rachunkowych.
  • Stosunkowo duża ilość dokumentów jest rejestrowana od pojedynczych dostawców - jeśli obroty z kilkoma dostawcami stanowią kilkadziesiąt procent wszystkich dokumentów zakupowych, warto stworzyć dla nich szablony OCR, które pozwolą bezbłędnie rejestrować dokumenty od tych podmiotów (ważne by zwrócić uwagę na fakt, że szablony takie muszą być utrzymywane, tak aby radziły sobie z fakturami od dostawcy, np. w przypadku zmiany wydruku faktury sprzedażowej po jego stronie). W tym przypadku warto jednak rozważyć przejście na elektroniczny przesył dokumentów (EDI).
     
SZCZEGÓLNE ISTOTNE CECHY WEBCON BUSINESS PROCESS SUITE:


Szczególnie istotnymi cechami platformy WEBCON Business Process Suite, z punktu widzenia realizacji obiegu faktur kosztowych są:
  • Obsługa kodów kreskowych oraz skanerów, wraz z opcją OCR.
  • Możliwość zamodelowania dowolnego obiegu dekretacji faktury, w tym dekretacji wielopoziomowej, uwzględniającej analitykę planu kont, opisy (wymiary) analityczne, CAPEX, OPEX, etc.
  • Możliwość zamodelowania dowolnego obiegu akceptacji faktury, w tym również wielopoziomowego obiegu warunkowego, uwzględniającego parametry faktury (np. kwoty graniczne, kategorie kosztów, itp.).
  • Skuteczne zarządzanie zmianą, w tym sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań.
  • Możliwość modyfikacji istniejącego obiegu w przypadku zmiany procedur biznesowych - w tym modyfikacji przez dział IT po stronie klienta.
  • Pełny monitoring rejestrowanych i procesowanych faktur kosztowych, wraz z historią akceptacji i wprowadzanych zmian.
  • Automatyczne przypominanie o zbliżającym się terminie płatności w przypadku braku płatności.
  • Raportowanie przebiegu procesów, w tym identyfikacja wąskich gardeł (kroków i osób wstrzymujących proces akceptacji i dekretacji).
  • Integracja z systemami informatycznymi firmy zarówno w celu wykorzystania słowników (np. słownik dostawców zewnętrznych z systemu ERP), jak i zapisu faktury kosztowej w systemie ERP.
  • Obsługa dużych wolumenów danych i dużej ilości pracowników.
 
Tomasz Borek, WEBCON Masz pytanie?
Skontaktuj się ze mną:
tomasz.borek[at]webcon.pl
ZMIEŃ HASŁO