Strona wykorzystuje
pliki cookies

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

OBIEG
KORESPONDENCJI

Stworzenie elektronicznego obiegu dokumentów wewnątrz firmy na platformie Microsoft SharePoint pozwala nie tylko
wyeliminować obieg papieru, ale także wyraźnie zminimalizować koszty obsługi fizycznej korespondencji

KORESPONDENCJA PRZYCHODZĄCA

Rejestracja korespondencji przychodzącej w sekretariacie polega na klasyfikacji dokumentu, jego fizycznej rejestracji (a więc wprowadzeniu podstawowych informacji na temat dokumentu, takich jak NIP kontrahenta, numer zewnętrzny dokumentu, data wpływu, etc.) oraz przyporządkowanie korespondencji do jej właściciela - osoby, do której akceptacji (lub po prostu wiadomości) trafi dokument w kolejnym kroku.

Ostatnim etapem procesu rejestracji dokumentu jest wydruk naklejki zawierającej odpowiednio spreparowany numer dokumentu - w postaci kodu kreskowego (jednowymiarowego, lub - coraz częściej - wielowymiarowego, pozwalającego zachować znacznie więcej informacji). Naklejka taka jest na dokument naklejana, po czym trafia on na stos pism oczekujących na skan.



Ponieważ operacja skanowania dokumentu jest w systemie WEBCON Business Process Suite wykonywana asynchronicznie, dokumenty mogą być skanowane w trybie 'wsadowym' - po zakończeniu rejestracji i opatrzeniu całej korespondencji przychodzącej odpowiednimi kodami kreskowymi, całość dokumentów jest wprowadzana na podajnik skanera, po czym skanowana. Dzięki wykorzystaniu wydajnych skanerów, możliwe jest uzyskanie bardzo wysokiej prędkości skanowania sięgającej 60 stron na minutę, przy zachowaniu parametrów skanowania odpowiednich dla procesu OCR.

Zastosowanie opcjonalnie dostępnego WEBCON OCR Framework umożliwia poddanie zeskanowanych dokumentów procesowi optycznego rozpoznawania znaków (OCR - Optical Character Recognition). Efektem tego procesu jest pełne zaindeksowanie zawartości dokumentu, dzięki czemu możliwe jest wyszukiwanie w treści zeskanowanego dokumentu, np. umowy prawnej, czy pisma przychodzącego.

Proces OCR udostępnia jeszcze jedną, ważną funkcjonalność, a mianowicie umożliwia rejestrację dokumentów na bazie skanu. Jeśli wybrana zostanie taka ścieżka rejestracji dokumentu, w pierwszej kolejności jest on skanowany, a następnie system automatycznie rozpoznaje dane takie jak NIP kontrahenta, wartość dokumentu, data płatności. Ta ścieżka rejestracji dokumentów znajduje swoje praktyczne zastosowanie m.in. w Biurach Rachunkowych. Dzieje się tak z uwagi na specyficzną właściwość tego typu instytucji: duże ilości dokumentów rejestrowane są w wąskim przedziale czasowym (początek miesiąca), a same dokumenty mają zazwyczaj określoną strukturę (są to w większości przypadków faktury).

Prawidłowo zarejestrowany dokument jest w systemie dokumentów przekazywany dalej - zgodnie ze ścieżką obiegu właściwą dla danego typu korespondencji. Inaczej więc wyglądać będzie procesowanie faktury kosztowej, a inaczej umowy prawnej, czy po prostu pisma przychodzącego od kontrahenta.

 

KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA



Ewidencja korespondencji wychodzącej ma na celu właściwe skatalogowanie wszystkiego co opuszcza firmę. W podstawowym obiegu, każda z przesyłek jest rejestrowana w systemie, wraz z uwzględnieniem informacji o środku komunikacji, za pośrednictwem którego jest przesyłana. Dość częstym zabiegiem jest automatyczne tworzenie list nadawczych, w tym w formie elektronicznej takiej jak EKD Poczty Polskiej. Istotą jest umożliwienie jasnej identyfikacji - co stało się z przesyłką i czy aby na pewno (i kiedy?!) opuściła firmę w drodze do swojego adresata.



Celem ułatwienia pracy z korespondencją wychodzącą WEBCON Business Process Suite umożliwia wykorzystanie szablonów dokumentów (przygotowanych przez Klienta w Microsoft Office Word 2007 lub 2010), które po rejestracji dokumentu wychodzącego są automatycznie wypełniane danymi kontrahenta, numerem sprawy, czy wreszcie kodem kreskowym. Dokument taki jest oczywiście możliwy do dalszej edycji przed wysłaniem, a sam fakt fizycznej wysyłki (np. za pośrednictwem kuriera) może być automatycznie uzupełniony wysyłką w formie elektronicznej na adres emailowy kontrahenta (najczęściej wykorzystywany jest w tym przypadku format PDF).

KATALOGOWANIE KORESPONDENCJI

Możliwością często wykorzystywaną przez naszych Klientów jest katalogowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej poprzez umieszczanie papierowych wersji dokumentów w odpowiednio opisanych segregatorach. Każdy z nich jest rejestrowany w systemie i opatrywany odpowiednim opisem zawartości a także dedykowanym kodem kreskowym segregatora. Do każdego typu dokumentu rejestrowanego w sekretariacie jest następnie przypisywany domyślny segregator (lub typ segregatora) - tam właśnie standardowo będą trafiać dokumenty danego rodzaju. Powiązanie między dokumentem a segregatorem jest w systemie widoczne obustronnie - wywołanie dokumentu umożliwia podgląd informacji o segregatorze, do którego jest przypisany, i odwrotnie - wywołanie segregatora wyświetla także informacje na temat wszystkich dokumentów znajdujących się w środku. Wywołania takie mogą być realizowane przez zeskanowanie kodu kreskowego dokumentu lub segregatora.


 

WIĄZANIE KORESPONDENCJI



Każdy z trafiających do firmy, lub wychodzących z firmy dokumentów może być wiązany z innymi już zarejestrowanymi dokumentami. Co oczywiste może być także przypisywany do kontrahentów, kategorii, prowadzonych spraw, etc.
 

WYSZUKIWANIE KORESPONDENCJI



Szczególną cechą elektronicznego obiegu dokumentów realizowanego na platformie WEBCON Business Process Suite jest możliwość wykorzystania efektywnego narzędzia wyszukiwania korespondencji. Podstawowym kryterium wyszukiwania dokumentów jest ich numer (sygnatura), który może być do systemu wprowadzony ręcznie, lub zeskanowany z fizycznego dokumentu. Możliwe jest również wyszukiwanie uwzględniające inne atrybuty dokumentu (np. kontrahenta, datę wpłynięcia, osoby odpowiedzialne, etc.), a także - w przypadku dokumentów poddanych procesowi OCR - wyszukiwanie w treści załączników. Każdy z elektronicznych dokumentów jest wersjonowany w trakcie obiegu w firmie - oznacza to, że odszukany dokument zawiera pełną, szczegółową historię zmian, od momentu jego rejestracji, poprzez etap akceptacji, aż do momentu jego archiwizacji.
 
SZCZEGÓLNIE ISTOTNE CECHY WEBCON BUSINESS PROCESS SUITE:

Szczególnie istotnymi cechami platformy WEBCON Business Process Suite, z punktu widzenia realizacji obiegu korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej są:
  • Obsługa kodów kreskowych jedno- i dwuwymiarowych, umożliwiająca znakowanie i wyszukiwanie dokumentów.
  • Asynchroniczne skanowanie dokumentów w tle.
  • Obsługa OCR dokumentów, dla wyszukiwania w załącznikach oraz automatycznej rejestracji dokumentów na podstawie skanów.
  • Możliwość uruchamiania podobiegów, dzięki czemu korespondencja rejestrowana w sekretariacie może automatycznie trafiać na ścieżkę obiegu właściwą dla danego typu dokumentów.
  • Możliwość modyfikacji istniejącego obiegu w przypadku zmiany procedur biznesowych - w tym modyfikacji przez dział IT po stronie klienta.
  • Pełny monitoring rejestrowanych i procesowanych dokumentów, wraz z historią wprowadzanych zmian. Raportowanie wydajności stanowisk rejestracyjnych.
  • Obsługa dużych wolumenów danych i dużej ilości pracowników.
 
Masz pytanie?
Skontaktuj się ze mną:
tomasz[at]webcon.pl
ZMIEŃ HASŁO